Reklama Twojej witryny

Podobno chaos na biurku odzwierciedla chaos w umyśle. Jeżeli jest ono zawalone dokumentami, postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich ustaleniach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, lepiej więc nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Czy porządek lub bałagan na biurku naprawdę ma możliwość coś mówić o osobowości jego właściciela? Zadanie, ażeby to sprawdzić, dostał profesor psychologii Cary Cooper. Jedna z dużych korporacji zleciła Cooperowi zbadanie, czy istnieje jakiś związek pośród osobowością człowieka a wyglądem jego biurka.

Cooper poprosił 2500 tysiąca osób z całej Europy o przesłanie fotografię swojego biurka oraz podanie danych dotyczących swojego zachowania w pracy, w życiu osobistym oraz sposobów spędzania wolnego czasu. Prócz tego, każda z tych osób wykonała test osobowości. Rezultatem tych badań był następujący wniosek: biurko zdradza osobowość jego posiadacza.

Cooper wyróżnił pięć typów osobowości, które możemy rozpoznać patrząc na czyjeś biurko:

• Fanatyk porządku to osoba, której biurko jest w każdej chwili idealnie posprzątane. Taki człowiek ma zaplanowaną każdą minutę dnia pracy. Jest punktualny i dotrzymuje terminów. Jest oceniany przez innych jako godny zaufania. Z drugiej strony, jest niedużo towarzyski i elastyczny. Dużą trudność sprawia mu wykonywanie paru równoległych zadań. Mimo że jest szczerym przyjacielem, jest osobą raczej zamkniętą.

• Konsekwentny człowiek rodziny siedzi przy posprzątanym biurku. Fotografie i różne pamiątki są dla innych wyraźnie sygnałem, że dla tego pracownika poza biurem także istnieje życie. Na koniec dnia sprząta prywatne biurko, oznajmiając w ten sposób, że od tej chwili poświęca się całkiem indywidualnej rodzinie. Realizuje spersonalizowane cele, niemniej jednak również potrafi postawić granice.

• Trendy (innowacyjny) lider kładzie duży nacisk na styl i otacza się najnowocześniejszym sprzętem Hi-Fi , a ponadto meblami z najnowszych kolekcji.  Najbardziej lubi załatwiać coś poprzez telefon oraz dodatkowo przyjmować gości, krótko mówiąc – reprezentować spółkę. Z artykułami biurowymi nie ma prawie wcale kontaktu. Relacje międzyludzkie posiadają dla niego tylko znaczenie biznesowe.  Więcej sugestie zwracana swój image niż na prawdziwe uczucia. W większości wypadków jest skłonny do cynizmu i sarkastycznego humoru.

• Animator biurowy to osoba, która posiada systematycznie coś nowego na swoim biurku. Materiały biurowe koniecznie w jaskrawych barwach oraz dodatkowo śmiesznie wyglądające akcesoria. Ten typ osobowości sieje przyjemność i uśmiech gdziekolwiek się pojawi. Nastawienie do pracy animatora jest poważne, jest bardzo obowiązkowy – co nie oznacza, że mamy do czynienia z pracoholikiem. Nie wchodzi w konflikty. Według Coopera  animatorzy biurowi to w ogromnej liczbie przypadków dobre dusze zespołu.

• Chaotyczna trąba powietrzna – na  biurku tej chłopcy i dziewczęta panuje absolutny chaos. Stół i podłoga pokryte są stosami papierów, poukładanych według jedynie jemu rozpoznawalnego systemu. Posiadacz takiego miejsca bierze na siebie za dużo pracy i dlatego systematycznie pracuje w napięciu. Posiada  zaś niezwykły dar wykonywania kilku funkcji jednocześnie. Kontrolowanie w pewnych sytuacjach to dla niego obce słowo, więc nadgodziny są codziennością.

Oceń spersonalizowane biurko

Chociaż niekoniecznie musimy zgadzać się z wynikami powyższych badań, prawdą jest, że inni będą oceniać nasz specjalistyczność na podstawie pierwszego wrażenia, zgodnie z zasadą “pokaż mi własne biurko, a będę wiedział, z kim mam do czynienia”. Spójrz zatem krytycznie na spersonalizowane biurko i oceń jego wygląd. Jaką informację wysyłasz do własnych nabywców, współpracowników i kierownictwa? Jeśli jest to informacja, która nie mówi o twojej funkcjonalności i profesjonalizmie, to najwyższy czas to wyedytować. Oprócz tego biurko zawalone zbędnymi papierami i niepotrzebnymi drobiazgami nie umożliwia nam skoncentrować się na jednym projekcie. Gdy zabieramy się za jedną sprawę, widzimy dokumenty związane z inną i już myślimy, co z tym właściwie zrobić. Zachowanie takie może spowodować, że dostaniemy w pracy przydomek “skacząca piłka”, czyli osoba, która zaczyna jeden projekt za drugim, a żadnego nie ma możliwość skończyć. Ten cykl zaczyna się na początku dnia, a kończy przy jego końcu, kiedy wyczerpana “skacząca piłka” nie ma możliwość powiedzieć, że załatwiła jakąś sprawę lub wykonała chociaż jeden projekt do końca. Posprzątane biurko zredukuje potrzebę tego typu zachowań. Brian Tracy proponuje nawet, by w momencie, kiedy musimy coś napisać albo nad czymś się skoncentrować, zabrać wszystko z biurka, nawet jeżeli w danej chwili nie mamy czasu, ażeby dokumenty posegregować i poodkładać w odpowiednie miejsce. Dużo lepiej je położyć na ziemi niż pozwolić, ażeby odwracały naszą uwagę od ważnego projektu.

Poniżej wiele porad, które pomogą dużo lepiej zorganizować biuro oraz dodatkowo być bardziej produktywną. Te rady nie tylko pozwolą wszyscy ludzie oczyścić własne biurko ze zbędnych papierów, ale również nauczysz się dużo lepiej zarządzać swoim w pewnych sytuacjach.
Głównie zacznij  od  posprzątania wszelkich śmieci z biurka, jak długopisy, które nie piszą, saszetki z kawą 3 w 1, niezbyt duże karteczki do siebie, które już nie są aktualne i nie posiadają sensu. Powinnaś zostawić tylko to, z czego korzystasz regularnie. Wszelkie inne przedmioty będą służyły tylko do zaśmiecania twojego biurka i umysłu.

Wyrób w sobie nawyk traktowania każdego dokumentu jedynie raz. Jeżeli już coś nie jest warte wyróżnienia i umiejscowienia tego we właściwym do tego miejscu w tym samym momencie, całkiem prawdopodobne, że w ogóle nie jest ogólnie rzecz ujmując warte przechowywania. Zanim podejmiesz decyzję, co zrobić z danym dokumentem, można zadać sobie następujące pytania:

1. Czy z pewnością potrzebuję tego dokumentu?
2. Czy muszę go poczytać?
3. Czy ktoś inny mógłby przeczytać ten dokument i załatwić to za mnie?
4. Czy informacja zawarta w dokumencie nie jest “przeterminowana”?
5. Czy istnieje duplikat tego dokumentu gdzieś indziej?

Nie przechowuj wszystkich dokumentów. Niektórzy wszyscy ludzie trzymają dokumenty z rozważają, że kiedyś będą ich potrzebować, natomiast w dniu, kiedy de fakto będą ich potrzebowali, nie będą mogli ich znaleźć. Istotne, by w dobie powszechnej komputeryzacji, zwłaszcza w firmach, skonwertować myślenie, że przechowywanie na papierze jest jedyną sposobnością zachowywania dokumentów. Jeżeli jakiś dokument jest zamieszczony na hostingu firmowym, drukowanie wersji papierowej po to,  żeby posiadać go pod ręką jest jedynie stratą czasu i gotówki.

Czytaj szybciej i z misją. Kiedy przychodzi poczta, możemy ją przejrzeć w 30 sekund albo przeznaczyć godzinę na czytanie każdego słowa. Papier jest niedrogi. Czas na czytanie i pisanie jest drogi. Nie pozwalaj, żeby czytanie poczty zabierało inni ludzie więcej czasu niż  zwykła rozmowa telefoniczna. Nie chodzi również o to, by poczta przychodząca była przez ciebie ignorowana, ale można podchodzić do niej bardziej selektywnie.

Wklejaj zaproszenia do terminarza. Zaproszenia na konferencje, bankiety i spotkania biznesowe rodzą specjalne problemy, ponieważ powinnaś potwierdzić  udział w chwili obecnej, ale detale będą potrzebne kobiety i mężczyźni w przyszłości. Najlepiej wklej zaproszenie do własnego organizatora, ażeby go nie szukać, gdy zbliża się data wydarzenia.

Staraj się unikać budowy dodatkowych dokumentów. W pewnych przypadkach wystarczy odręcznie odpowiedzieć na liście, który dotarł do naszej spółki. Zasada ta tyczy się też e-maila. Wyuzdane mężczyźni i kobiety, które dzień w dzień muszą odpowiadać na kilka maili, wpisują odpowiedź innym kolorem pod treścią albo pytaniem nadawcy i po prostu go odsyłają, unikając w ten sposób zbędnych formalności.

Zaczynaj od rzeczy trudniejszych. Znanym sposobem uporania się z papierami jest rozpoczęcie pracy od rzeczy najłatwiejszych, a potem przejście do trudniejszych. Jednakże to ma możliwość obrócić się przeciwko nam, bo kiedy już dochodzimy do tych trudnych, jesteśmy tak zmęczone, że nieprosto pozbierać pomysłu. Jaki jest wynik? Mniej pracujemy nad ważnymi zadaniami lub odkładamy najtrudniejsze zadania ogólnie rzecz biorąc, bo po prostu nie mamy czasu, aby je zakończyć. Zmień spersonalizowane przyzwyczajenia, zacznij od skomplikowanych spraw, kiedy twoja energia jest na wysokim poziomie. I kiedy już coś zaczniesz, staraj się robić to aż do końca.

Staraj się natychmiast sortować dokumenty i umieszczać je w odpowiednich segregatorach – prawie każdy list, wiadomość, informację przekaż dalej lub wepnij do adekwatnego segregatora. Przechowuj je tak, żeby zostały łatwe do odnalezienia. Wymyśl łatwy alfabetyczny system oznaczenia, ażeby był zrozumiały dla każdego, kto wejdzie do twojego biura. Nie ma nic gorszego niż ciągłe telefony z firmy, kiedy jesteś na urlopie, ponieważ osoba, która cię zastępuje, szuka jakieś dokumentu. Pracuj nad segregowaniem papierów regularnie. Całkiem możliwe, że wydaje się to stratą czasu, niemniej jednak o ile wejdzie kobiety i mężczyźni to w nawyk, zobaczysz, że będzie nawet inaczej. Ze stuprocentową pewnością bycie osobą zorganizowaną jest znacznie łatwiejsze niż znalezienie czasu na organizację, jednakże w zgodzie ze starym przysłowiem ?pieniądz robi pieniądz?, to samo odnosi się do czasu. żeby zaoszczędzić czas, należy poświęcić czas.

Ogranicz również liczbę plastikowych półek na dokumenty na swoim biurku. Jedna półka powinna być na dokumenty wychodzące, druga na przychodzące. Dodatkowe półki będą wyłącznie umożliwiały zbieranie niepotrzebnych papierów.

A co zrobić, kiedy wręcz mimo najlepszych intencji sterta dokumentów systematycznie rośnie? Dlaczego tak się dzieje? U niektórych, jak już wspomniano na bazie badań Coopera, wiąże się to z cechami osobowości, inni jednak to mężczyźni i kobiety, które odwlekają decyzje.
Dla niektórych osób odkładanie papierkowej roboty to de fakto ogromny problem, częstokroć natury psychologicznej. Bierzesz do ręki jakiś dokument i nie możesz zdecydować czy zacząć nad nim pracę, czy potrzebujesz więcej treści, i odkładasz go na później. Sterty dokumentów to wskazówka dla innych, że posiadają do czynienia z osobą, która posiada dylematy z podejmowaniem wyborów, nawet w drobnych sprawach, takich jak ta, czy konkretny dokument jest wymagany czy nie.

Jak sobie radzić z odkładaniem na później? Poniżej kilka psychologicznych trików, które pomogą ludzie zmotywować się do systematycznego radzenia sobie z papierami:

• Wynagradzaj siebie dodatkowymi 10 minutami odpoczynku (dłuższy lunch, przerwa po południu) za każdy dokument, który uda ludzie się załatwić.

• Podziel duże zadanie na mniejsze. W chwilach “papierkowej” stagnacji możesz zrobić 1-szy krok, zaczynając od jednej małej rzeczy.

• Powiedz innym o swoim nawyku odkładania na końcową chwilę i zaangażuj ich do indywidualnych zamiarów poradzenia sobie z nim, podając określoną datę, kiedy chcesz się uporać z określonymi dokumentami.

• Wizualizuj czyste biurko i weekend bez stresu, bez pomysłu o mającym nadejść poniedziałku ze stertą dokumentów do załatwienia.

• Wizualizuj negatywne konsekwencje utraty pracy, jeżeli nie poradzisz sobie z postanowieniem priorytetów dotyczących załatwiania różnorakich dokumentów.

We wspomnianych badaniach, Cooper zapytał również 500 menedżerów, jak oni oceniają pracowników po wyglądzie biurka. Według rezultatów badań 70% menedżerów preferuje pracowników, których biurko jest czyste i uporządkowane. Dla 55% menedżerów chaos na biurku kojarzy się z nieodpowiedzialnym i nieskoncentrowanym pracownikiem. Poza tym, co ważne,  wielu przełożonych bierze pod uwagę wygląd biurka rozważając potencjalny awans pracownika. Kto woli więc awansować, musi z uwagą sprzątać spersonalizowane biurko.